Wie plant man einen Eventdreh?

Produktlaunch, Händlertagung, Messe oder Branchenkonferenz: Darauf bereitet sich Ihr Unternehmen monatelang vor, und viele Menschen kommen zusammen. Wer diese Momente professionell festhält, sorgt dafür, dass ihre Wirkung nicht mit dem Tag endet. Dasselbe Material lässt sich in Social Media, auf der Website, in der internen Kommunikation und zur Ankündigung der nächsten Veranstaltung wiederverwenden.

Ein Eventdreh unterscheidet sich stark von einem kontrollierten Imagefilm-Set. Der Ablauf folgt dem Tempo der Veranstaltung, nicht Ihrem; Szenen lassen sich nicht wiederholen, und das Team arbeitet oft mitten in der Menge. In diesem Ratgeber erklären wir, wie Sie einen Eventdreh planen.

Drehansatz je nach Art der Veranstaltung

Jede Veranstaltung verlangt einen anderen Drehansatz. Klären Sie vor der Planung, in welche Kategorie Ihre Veranstaltung fällt und was Sie von den Aufnahmen erwarten.

Diese Prioritäten bestimmen direkt Teamaufstellung, Technik und die Art der zu liefernden Inhalte.

Halten Sie auch den Zweck des Drehs in diesem Schritt schriftlich fest. Wird das Material nur fürs interne Archiv genutzt oder auch für die Bewerbung der nächsten Veranstaltung, für die Personalsuche oder in digitaler Werbung? Je breiter der Einsatz, desto mehr Sorgfalt braucht es bei Bildqualität, Zahl der Interviews und Information der Teilnehmer. Wie bei Händler- und Lieferantentreffen von Industrieunternehmen in Gebze und Kocaeli kann dieselbe Veranstaltung Inhalte für interne und externe Kommunikation liefern.

Machen Sie aus dem Veranstaltungsablauf einen Drehplan

Das Programm vorab mit dem Drehteam zu teilen, ist die Grundlage der Planung. Markieren Sie für jeden Teil, welche Bilder unverzichtbar sind. Eröffnungsrede, Enthüllung des Produkts, Preisverleihung oder Gruppenfoto dürfen zum Beispiel nicht fehlen.

Der Drehplan sollte diese Fragen beantworten:

• Welche Momente müssen unbedingt aufgenommen werden?
• Wer wird interviewt, und wann?
• Wie verteilt sich das Team auf Bühne, Saal und Außenbereich?
• Ab wann ist der Aufbau am Veranstaltungsort möglich?
• Wo gibt es Strom, Internet und Platz für die Technik?
• Wie ändern sich die Prioritäten, wenn der Ablauf ins Stocken gerät?

Gehen Sie den Veranstaltungsort nach Möglichkeit vorher mit dem Team ab. Wer Licht, Bühnenhöhe, Kamerapositionen und Besucherfluss vor Ort gesehen hat, erlebt einen deutlich entspannteren Drehtag.

Planung von Team und Technik

Beim Eventdreh richtet sich die Teamgröße danach, wie viel gleichzeitig passiert. Für eine Konferenz in einem Saal reichen oft feste Kameras und ein mobiler Kameramann. Bei mehreren Sälen, Standflächen und Außenbereichen braucht es mehr Kameraleute und mehr Abstimmung.

Legen Sie vorab fest, ob ein Team oder getrennte Teams Foto und Video übernehmen. Beides gleichzeitig ist möglich, doch für die Qualität ist es meist besser, mit getrennten Fachleuten zu arbeiten. Sind bei Veranstaltungen im Freien oder auf großen Geländen Luftaufnahmen geplant, müssen Fluggenehmigungen und Sicherheitsbedingungen vorab nach den aktuellen Regeln geprüft werden. Einzelheiten auf unserer Seite Drohnenaufnahmen.

Achten Sie besonders auf die Tonaufnahme

Das häufigste Problem bei Eventvideos ist nicht das Bild, sondern der Ton. In einem vollen Saal klingen Reden, die mit dem Kameramikrofon aufgenommen wurden, oft hallig, laut und unverständlich. Damit Reden später verwendbar sind, sollte der Ton direkt von der Saalanlage abgenommen werden oder die Redner tragen Ansteckmikrofone.

Nehmen Sie deshalb vorab Kontakt mit der Ton- und Bühnentechnik der Veranstaltung auf. Klären Sie, ob vom Mischpult aufgenommen werden kann, welche Anschlüsse nötig sind und wie eine Sicherungsaufnahme erfolgt. Für Interviews hilft eine ruhige Ecke abseits des Veranstaltungslärms.

Social-Media-Ausschnitte am selben Tag

Die Wirkung einer Veranstaltung wächst mit dem richtigen Zeitpunkt der Beiträge. Kurze Videos und Fotos während oder direkt nach dem Event beziehen auch die ein, die nicht dabei sein konnten. Dafür braucht das Team jemanden, der schnell schneiden kann, oder das Rohmaterial muss rasch zu einem Cutter gelangen.

• Legen Sie vorab fest, welche Momente noch am selben Tag geteilt werden.
• Entscheiden Sie, ob für vertikale Ausschnitte separat gedreht wird.
• Bereiten Sie Logo-, Bauchbinden- und Abschlusstafel-Vorlagen vor der Veranstaltung vor.
• Klären Sie, wer Beiträge freigibt.
• Legen Sie fest, welche Konten markiert und welcher Event-Hashtag verwendet wird.

Fertige Vorlagen und ein klarer Freigabeprozess machen Veröffentlichungen am selben Tag realistisch. Mehr zur Social-Media-Planung lesen Sie in unserem Beitrag zum Social-Media-Redaktionsplan.

Teilnehmer informieren

Beim Eventdreh werden Teilnehmende gefilmt, und die Aufnahmen können später veröffentlicht werden. Mit Blick auf den Datenschutz ist es wichtig, die Teilnehmenden über den Dreh zu informieren. Anmeldeformulare, Einladungen und der Eingang können einen klaren Hinweis auf die Aufnahmen enthalten.

Die Einzelheiten hängen von der Art der Veranstaltung und vom Verwendungszweck der Aufnahmen ab. Zu den aktuellen Pflichten empfehlen wir die offiziellen Quellen der türkischen Datenschutzbehörde (KVKK) und bei Bedarf eine Einschätzung Ihrer Rechtsberatung. Bei Veranstaltungen mit Kindern und bei Interviewpartnern ist besondere Sorgfalt nötig; eine schriftliche Einwilligung der Interviewten ist gute Praxis.

Lieferumfang von Anfang an festlegen

Wer vorab klärt, was nach dem Eventdreh geliefert wird, vermeidet Missverständnisse. Üblich sind: ein kurzer Film als Zusammenfassung, vollständige Aufnahmen der Reden, vertikale Ausschnitte für Social Media, Interviewclips und ausgewählte Fotos. Besprechen Sie Lieferzeit und Format für jedes davon schon beim Angebot.

Vollständige Aufzeichnungen der Vorträge sind vor allem bei Konferenzen und Schulungen wertvoll. Mitarbeiter, Händler oder Kunden, die nicht dabei sein konnten, können sie später ansehen. Wenn Sie die Präsentationsdateien der Redner vorab bekommen, lassen sich die Folien im Schnitt sauber ins Video einbinden. Holen Sie auch die Zustimmung der Redner zur Veröffentlichung ein.

Koordination am Veranstaltungstag

Am Veranstaltungstag geht alles schnell, und kleine Pannen können große Folgen haben. Bestimmen Sie deshalb auf Ihrer Seite eine Ansprechperson, die direkt mit dem Drehteam in Kontakt steht. Sie gibt Programmänderungen sofort weiter, bringt Interviewpartner rechtzeitig an den richtigen Ort und hilft etwa beim Zugang hinter die Bühne.

Ein kurzes Treffen mit dem Team am Morgen hilft, Ablauf, entscheidende Momente und mögliche Änderungen ein letztes Mal durchzugehen. Eine Liste der wichtigsten Gäste und Redner, möglichst mit Fotos, sollte das Team erhalten. So sinkt das Risiko, wichtige Personen in der Menge zu übersehen.

• Zugangskarten und Parkplätze für das Team sollten vorab organisiert werden.
• Für die Technik sollte ein sicherer Lagerplatz bereitstehen.
• Die Aufbauzeiten für Licht und Ton sollten mit der Bühnenleitung abgestimmt sein.
• Für Ersatzakkus und Speicherkarten sollte eine Ladestation festgelegt sein.
• Das Rohmaterial sollte noch am Veranstaltungstag gesichert werden.

Hinweise für den Messedreh

Messen sind ein Bereich des Eventdrehs mit eigenen Schwierigkeiten. Die Hallen sind voll und laut, das Licht wechselt von Stand zu Stand, und die Messeleitung kann eigene Regeln für Drehtechnik, Aufbauzeiten und Aufnahmen in Gemeinschaftsflächen haben. Diese Regeln sollte man vorab beim Veranstalter erfragen.

Nutzen Sie die Stunden vor Messebeginn, um Ihren Stand leer und aufgeräumt aufzunehmen. In den Stoßzeiten filmen Sie Standbesucher, Produktvorführungen und Gespräche. Werden Besucher in Nahaufnahme gefilmt, ist ein kurzer Hinweis eine Frage der Höflichkeit und des Datenschutzes. Messeaufnahmen helfen auch bei der Entscheidung über die nächste Messeteilnahme oder bei Präsentationen für Ihre Händler.

Wenn Sie an jedem Messetag eine kurze Zusammenfassung teilen möchten, planen Sie einen ruhigen Arbeitsplatz in Standnähe und eine stabile Internetverbindung für den Schnitt ein. Stehen die Zeiten der Produktvorführungen vorher fest, ist das Team im richtigen Moment am richtigen Ort. Logo, Bildschirminhalte und Produktanordnung am Stand repräsentieren Ihre Marke im Material; prüfen Sie sie vor dem Dreh ein letztes Mal. Denken Sie daran, dass laufende Videos auf den Bildschirmen im Bild zu sehen sind; sind sie aktuell, bleiben die Aufnahmen länger nutzbar.

Zur Planung und Umsetzung eines Eventdrehs mit unserem Team siehe unsere Seite Eventfilm, oder nehmen Sie Kontakt auf, um Termin und Umfang zu besprechen.